Lag-VM i bordtennis 2018

Lag-VM i bordtennis spelas vartannat år, 2018 hade turen kommit till Halmstad att vara värd för arrangemanget. Ca 1200 spelare och tränare, samt mer än dubbelt så många ledare, sponsorer mm kom till Halmstad i slutet av april för en dryg vecka. Det är ett omfattande projekt med många personer involverade, tävlingsarena, träningshall med ett 30-tal bordtennisbord, logi, transporter m.m. Hotellrum måste bokas, bussar för transporter måste finnas, måltider planeras, namnbrickor produceras och mycket mer. FileMaker tog hand om administrationen!

Import från Internationella Bordtennisförbundet (ITTF)

Spelare, tränare och ledare importerades från internationella bordtennisförbundet (ITTF) flera gånger med uppdateringar och ändringar. Foto på varje person hämtades från ITTF. Hotellrum tilldelades och bokades och busstransporter anordnades. Då tiden från början var knapp, första importen gjordes sex veckor före första matchen, gjordes mycket arbete i FileMakers tabell-läge. Det aktuella bokningsläget för varje hotell uppdaterades kontinuerligt. Listor med hotellbokningar skrevs ut. De som arbetade med tillämpningen gjorde ett makalöst arbete!

Anmälningar med webbformulär

Sponsorer m.fl. anmälde sig via webbformulär, en webbsida för respektive organisation. Foto för varje person laddades också upp med webbformuläret och allt sparades direkt i FileMaker-databasen. PHP och ramverket CodeIgniter användes för webbformuläret.

Namnbrickor med Adobe Indesign

Varje person som behövde tillträde till tävlingsområdet fick vid ankomst en namnbricka med sitt foto, namn, land, behörighetsinformation och en QR-kod. Informationen på namnbrickorna exporterades från FileMaker och importerades i A6-mallar vi tagit fram i Indesign, med olika bakgrundsfärg beroende på behörighet.

Namnbrickor med FileMaker

Namnbrickor med samma innehåll kunde också skrivas ut från FileMaker för de som behövde göra ändringar på sin ordinarie namnbricka. Foton på deltagarna kunde tas om med en webbkamera kopplad till databasen.

Mobil app för måltidsregistrering

En mobil app användes på restauranger för kontroll och registrering av måltider. QR-koden på namnbrickan scannades med en iPhone och kontrollerades mot alla behöriga. Appen var en lokal databas i FileMaker Go som kommunicerade med hjälp av web services för att hämta behöriga deltagare från FileMaker och för att spara restaurang, tid och deltagare efter varje avslutad måltid. I FileMaker-databasen gjordes statistik och rapporter över måltidsnärvaron. Web services utvecklades med PHP/CodeIgniter.

“FileMaker höll vad du lovade.
Och din support och expertis inom området var föredömlig.”

Lena Thimon, Project Coordinator WTTC 2018

Produkter och verktyg

• FileMaker Pro
• FileMaker Go
• iPhone
• Adobe Indesign
• PHP/CodeIgniter

Länkar

• WTTC 2018 i Halmstad
• VM i bordtennis